Microsoft Office 2024, 2021 oder 2019:
Upgrade oder weiter auf bewährte Vorgänger setzen?

Dieser Beitrag bietet eine Orientierungshilfe für Behörden und Unternehmen, die zwischen den Microsoft Office Versionen 2019, 2021 und 2024 abwägen. Auf Basis aktueller Projekte sowie unserer jahrelangen Marktkenntnis und Erfahrung stellen wir zentrale Aspekte vor, die bei einer Entscheidung helfen können. Der Beitrag stellt keine allgemeingültige Empfehlung dar. Dafür ist die Thematik zu komplex und bedarf immer einer individuellen Analyse sowie Beratung.

Mit der Veröffentlichung von Microsoft Office 2024 im Oktober 2024 stellt sich die Frage, ob ein zeitnaher Wechsel auf diese Version für jede Organisation die beste Entscheidung ist. Zwar bringt Office 2024 eine Reihe neuer Funktionen wie verbesserte Cloud-Integration, moderne Kollaborationstools und KI-gestützte Arbeitsabläufe mit sich, doch ein Wechsel auf die aktuelle Version bedeutet nicht automatisch höhere Produktivität und Effizienz.

Stabile Vorgängerversionen nach wie vor gefragt

Viele Behörden und Unternehmen setzen nach wie vor aus guten Gründen auf die bewährten Vorgängerversionen Office 2019 und 2021. Diese Versionen bieten nicht nur eine stabile, ausgereifte Softwarebasis, sondern auch eine hohe Kompatibilität mit der bestehenden Infrastruktur und eine vertraute Benutzeroberfläche. Dazu kommt der direkte finanzielle Vorteil: Gerade als gebrauchte Software sind die Vorgängerversionen preislich attraktiv und ermöglichen es, gezielt zu investieren, ohne für Funktionen zu zahlen, die im Arbeitsalltag nicht genutzt werden.

In diesem Beitrag betrachten wir, warum Microsoft Office 2019 sowie 2021 echte Alternativen sind und welche technischen, finanziellen und strategischen Vorteile diese etablierten Lösungen bieten. Denn bei Software gilt: Nicht immer ist die neueste Version auch die beste Wahl für Stabilität, Kompatibilität und langfristige Kostenkontrolle.

Bevor wir uns den Vorteilen von Office 2019 und 2021 widmen, werfen wir einen Blick auf das neue Microsoft Office 2024. Denn auch das neue Office Paket bringt neue Funktionen mit sich. Darunter zum Beispiel die folgenden:

• Verbesserte Cloud-Integration: Office 2024 ist noch enger mit den Microsoft 365 Cloud-Diensten verknüpft. Dies erleichtert die Zusammenarbeit in Echtzeit, unabhängig vom Standort der Teammitglieder.
• Neue Kollaborationstools: Das neue Office 2024 ermöglicht es in Teams, schneller und effektiver an Dokumenten, Tabellen und Präsentationen zu arbeiten, indem Kommentare und Bearbeitungen nahtlos integriert werden können.
• Optimierte Benutzeroberfläche: Ein moderneres, intuitiveres Design, das darauf ausgelegt ist, die Benutzerfreundlichkeit zu steigern und für eine verbesserte, ansprechende Benutzererfahrung sorgen soll.
• KI-gestützte Funktionen: Neue künstliche Intelligenz-Tools, die automatisch Vorschläge zur Verbesserung der Arbeitsabläufe bieten – von der Rechtschreibprüfung bis hin zu intelligenten Dokumentenempfehlungen.

Aber brauchen öffentliche Institutionen und Unternehmen diese neuen Funktionen überhaupt? Und wenn ja, zu welchem Zeitpunkt und zu welchem Preis? Oft wird die neueste Technologie oder Funktionalität gar nicht oder erst zu einem späteren Zeitpunkt oder nur zu einem Bruchteil genutzt, geschweige denn kompatibel unterstützt.

Softwarekonzerne drängen aber immer wieder in die neuesten Versionen, ohne wirklichen Mehrwert für User, IT und andere Stakeholder. Dabei sind die vorherigen Versionen, die noch alle wesentlichen Funktionen bieten, schon lange im Einsatz sowie kostengünstig zu beziehen sind, eine sehr gute Alternative.

3.2 Unsere Entscheidungshilfe als PDF zum Download

In der folgenden Datei bündeln wir konkrete Fragen, die unserer Erfahrung nach gestellt – und vor allem beantwortet – werden sollten. Sowohl ein Wechsel auf die neueste Office-Version 2024 als auch der Verbleib bei einer der Vorgängerversionen erfordert eine aktive und bewusste Entscheidung. In zahlreichen Projekten haben wir immer wieder festgestellt, dass die Wahl häufig zu schnell getroffen wurde, ohne alle relevanten Szenarien und Alternativen zu durchdenken und zu quantifizieren.

So bieten wir aktuell wieder ein Übergangsszenario an, welches von zahlreichen Kunden bereits beim letzten Versionssprung von Microsoft Office in Anspruch genommen wurde. Dabei decken unsere Kunden ihren Office-Lizenz-Bedarf durch gebrauchte Vorgänger oder Vorvorgänger inklusive einer Rückkaufgarantie ab. Dadurch profitieren sie von den genannten Vorteilen der Vorgängerversion und erhalten bis zu einem Stichtag einen garantierten Rückkaufswert für Office 2021.

Microsoft Office 2024 lockt mit neuen Funktionen, doch der schnelle Wechsel auf die neueste Version ist selten die beste Wahl, wenn Kostenkontrolle, Stabilität sowie Flexibilität priorisiert werden. Im behördlichen Sektor ist eine bedarfsgerechte Beschaffung zwingend anzustreben. Warum sollte dies nicht auch bei Unternehmen der Goldstandard sein?

Dazu müssen Entscheidungen unter Berücksichtigung der Dimensionen Funktionalität/Stabilität, Preis und Zeit getroffen werden. Etwaige Zielkonflikte und verschiedene Gewichtungen innerhalb dieser Dimensionen müssen dabei berücksichtigt und gelöst werden:

• Welche Funktionalitäten sind Must-haves?
• Wann muss diese Funktionalität zwingend gewährleistet sein? 
• Wieviel Budget haben wir heute / zu diesem Zeitpunkt dafür zur Verfügung?

Die bewährten Vorgängerversionen Office 2019 und 2021 bieten nach wie vor eine starke Grundlage und maximale Kompatibilität, sind preislich attraktiv und ersparen zeit- sowie kostenaufwendige Umstellungen, Support etc. Insbesondere als Gebrauchtsoftware bieten sie eine effiziente Möglichkeit, den Lizenzbedarf zu decken, ohne unnötige Mehrkosten für selten genutzte Features zu tragen.

Grundsätzlich, aber vor allem in Zeiten knapper Budgets und zugleich wichtiger Investitionen bietet unser Übergangsszenario eine flexible, abgesicherte Lösung: Mit dem Kauf von Microsoft Office 2021 inklusive Rückkaufgarantie bleiben Sie anpassungsfähig und sichern sich gleichzeitig die Vorteile einer stabilen Umgebung. Diese Strategie ermöglicht es Ihnen, den tatsächlichen, zusätzlichen Nutzen der neuesten Office-Version gegenüber den Vorgängern in Ruhe abzuwägen, bevor Sie sich für einen Umstieg entscheiden. Zeitgleich können Budgets so für andere, wichtigere Investitionen genutzt werden.

und profitieren Sie von einer unabhängigen Lizenzberatung durch Microsoft Licensing und SAM Professionals. Diese Beratung fokussiert sich auf Ihre individuellen Anforderungen und Ziele und hilft Ihnen, das Beste aus Ihren herauszuholen. Gemeinsam finden wir eine Lösung, die Ihnen sowohl aktuell als auch langfristig Flexibilität bietet – ob als Übergangsszenario mit Rückkaufgarantie oder als bewährte Alternative zur neuesten Office-Version.

Kontaktieren Sie unser Team und profitieren Sie von einer unabhängigen Lizenzberatung durch Microsoft Licensing und SAM Professionals. Diese Beratung fokussiert sich auf Ihre individuellen Anforderungen und Ziele und hilft Ihnen, das Beste aus Ihren Lizenzinvestitionen herauszuholen. Gemeinsam finden wir eine Lösung, die Ihnen sowohl aktuell als auch langfristig Flexibilität bietet – ob als Übergangsszenario mit Rückkaufgarantie oder als bewährte Alternative zur neuesten Office-Version.