Microsoft Office 2024, 2021 oder 2019:
Upgrade oder weiter auf bewährte Vorgänger setzen?

Dieser Beitrag bietet eine Orientierungshilfe für Behörden und Unternehmen, die zwischen den Microsoft Office Versionen 2019, 2021 und 2024 abwägen – auch mit Blick auf die attraktive Option, Microsoft Office 2024 gebraucht zu erwerben. Auf Basis aktueller Projekte sowie unserer jahrelangen Marktkenntnis und Erfahrung stellen wir zentrale Aspekte vor, die bei einer Entscheidung helfen können. Jedoch stellt der Beitrag keine allgemeingültige Empfehlung dar, denn dafür ist die Thematik zu komplex und bedarf immer einer individuellen Analyse sowie Beratung.

Mit der Veröffentlichung von Microsoft Office 2024 im Oktober 2024 stellt sich die Frage, ob ein zeitnaher Wechsel auf diese Version für jede Organisation die beste Entscheidung ist. Zwar bringt Office 2024 eine Reihe neuer Funktionen wie verbesserte Cloud-Integration, moderne Kollaborationstools und KI-gestützte Arbeitsabläufe mit sich, doch ein Wechsel auf die aktuelle Version bedeutet nicht automatisch höhere Produktivität und Effizienz.

Stabile Vorgängerversionen nach wie vor gefragt

Viele Behörden und Unternehmen setzen nach wie vor aus guten Gründen auf die bewährten Vorgängerversionen Office 2019 und 2021. Denn diese Versionen bieten nicht nur eine stabile, ausgereifte Softwarebasis, sondern auch eine hohe Kompatibilität mit der bestehenden Infrastruktur und eine vertraute Benutzeroberfläche. Dazu kommt der direkte finanzielle Vorteil: Gerade als gebrauchte Software sind die Vorgängerversionen preislich attraktiv und ermöglichen es, gezielt zu investieren, ohne für Funktionen zu zahlen, die im Arbeitsalltag nicht genutzt werden. Inzwischen ist auch Microsoft Office 2024 gebraucht verfügbar.

In diesem Beitrag betrachten wir, warum und wie Microsoft Office 2019 sowie 2021 echte Alternativen sein können und welche technischen, finanziellen und strategischen Vorteile diese etablierten Lösungen bieten. Denn bei Software gilt: Nicht immer ist die neueste Version auch die beste Wahl für Stabilität, Kompatibilität und langfristige Kostenkontrolle.

Bevor wir uns den Vorteilen von Office 2019 und 2021 widmen, werfen wir einen Blick auf das neue Microsoft Office 2024. Denn auch das neue Office Paket bringt neue Funktionen mit sich.

Darunter zum Beispiel die folgenden:

• Verbesserte Cloud-Integration: Office 2024 ist noch enger mit den Microsoft 365 Cloud-Diensten verknüpft und erleichtert die Zusammenarbeit in Echtzeit, unabhängig vom Standort der Teammitglieder.
• Neue Kollaborationstools: Das neue Office 2024 ermöglicht es in Teams, schneller und effektiver an Dokumenten, Tabellen und Präsentationen zu arbeiten, indem Kommentare und Bearbeitungen nahtlos integriert werden können.
• Optimierte Benutzeroberfläche: Ein moderneres, intuitiveres Design, das darauf ausgelegt ist, die Benutzerfreundlichkeit zu steigern und für eine verbesserte, ansprechende Benutzererfahrung sorgen soll.
• KI-gestützte Funktionen: Neue künstliche Intelligenz-Tools, die automatisch Vorschläge zur Verbesserung der Arbeitsabläufe bieten – von der Rechtschreibprüfung bis hin zu intelligenten Empfehlungen für Dokumente.

Aber brauchen öffentliche Institutionen und Unternehmen diese neuen Funktionen überhaupt? Und wenn ja, zu welchem Zeitpunkt und zu welchem Preis? Oft wird die neueste Technologie oder Funktionalität gar nicht oder erst zu einem späteren Zeitpunkt oder nur zu einem Bruchteil genutzt, geschweige denn kompatibel unterstützt.

Softwarekonzerne drängen aber immer wieder in die neuesten Versionen, ohne wirklichen Mehrwert für User, IT und andere Stakeholder. Dabei sind die vorherigen Versionen, die noch alle wesentlichen Funktionen bieten, schon lange im Einsatz sowie kostengünstig zu beziehen sind, eine sehr gute Alternative.

3.2 Unsere Entscheidungshilfe als PDF zum Download

In der folgenden Datei bündeln wir konkrete Fragen, die unserer Erfahrung nach nicht nur gestellt, sondern vor allem auch beantwortet werden sollten. Sowohl ein Wechsel auf die aktuellste Office-Version – einschließlich Microsoft Office 2024 als Gebrauchtsoftware – als auch der Verbleib bei einer der Vorgängerversionen erfordert eine aktive und bewusste Entscheidung. Denn in zahlreichen Projekten haben wir immer wieder festgestellt, dass die Wahl häufig zu schnell getroffen wurde, ohne dass alle relevanten Szenarien sorgfältig durchdacht und quantifiziert wurden.

Aus diesem Grund bieten wir aktuell erneut ein Übergangsszenario an, welches von zahlreichen Kunden bereits beim letzten Versionssprung von Microsoft Office erfolgreich genutzt wurde. Dabei decken unsere Kunden ihren Office-Lizenz-Bedarf flexibel, indem sie gebrauchte Vorgänger- oder sogar Vorvorgängerversionen erwerben – inklusive einer Rückkaufgarantie. Dadurch profitieren sie nicht nur von den genannten Vorteilen der Vorgängerversion, sondern erhalten zusätzlich bis zu einem festgelegten Stichtag einen garantierten Rückkaufswert für Office 2021.

Microsoft Office 2024 lockt mit neuen Funktionen, doch der schnelle Wechsel auf die neueste Version ist selten die beste Wahl, wenn Kostenkontrolle, Stabilität sowie Flexibilität priorisiert werden. Im behördlichen Sektor ist eine bedarfsgerechte Beschaffung zwingend anzustreben. Warum sollte dies nicht auch bei Unternehmen der Goldstandard sein?

Dazu müssen Entscheidungen unter Berücksichtigung der Dimensionen Funktionalität/Stabilität, Preis und Zeit getroffen werden. Etwaige Zielkonflikte und verschiedene Gewichtungen innerhalb dieser Dimensionen müssen dabei berücksichtigt und gelöst werden:

• Welche Funktionalitäten sind Must-haves?
• Wann muss diese Funktionalität zwingend gewährleistet sein? 
• Wieviel Budget haben wir heute / zu diesem Zeitpunkt dafür zur Verfügung?

Die bewährten Vorgängerversionen Office 2019 und 2021 können nach wie vor eine starke Grundlage und maximale Kompatibilität bieten, sind preislich attraktiv und ersparen zeit- sowie kostenaufwendige Umstellungen, Support etc. Insbesondere als Gebrauchtsoftware bieten sie eine effiziente Möglichkeit, den Lizenzbedarf zu decken, ohne unnötige Mehrkosten für selten genutzte Features zu tragen. Soll und muss es die aktuellste Version sein, lohnt auch hier ein Blick auf Microsoft Office 2024 gebraucht. Hier finden Sie die Office Produkte in unserem Shop.

Einen guten Übergang schaffen

Grundsätzlich, aber vor allem in Zeiten knapper Budgets und zugleich wichtiger Investitionen bietet unser Übergangsszenario eine flexible, abgesicherte Lösung: Mit dem Kauf von Microsoft Office 2021 inklusive Rückkaufgarantie bleiben Sie anpassungsfähig und sichern sich gleichzeitig die Vorteile einer stabilen Umgebung. Diese Strategie ermöglicht es Ihnen, den tatsächlichen, zusätzlichen Nutzen der neuesten Office-Version gegenüber den Vorgängern in Ruhe abzuwägen, bevor Sie sich für einen Umstieg entscheiden. Zeitgleich können Budgets so für andere, wichtigere Investitionen genutzt werden.

Nutzen Sie die Gelegenheit und profitieren Sie von einer unabhängigen Lizenzberatung durch Microsoft Licensing und SAM Professionals. Diese Beratung fokussiert sich auf Ihre individuellen Anforderungen und Ziele und hilft Ihnen, das Beste aus Ihren herauszuholen. Gemeinsam finden wir eine Lösung, die Ihnen sowohl aktuell als auch langfristig Flexibilität bietet – ob als Übergangsszenario mit Rückkaufgarantie oder als bewährte Alternative zur neuesten Office-Version.

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Kontaktieren Sie unser Team und profitieren Sie von einer unabhängigen Lizenzberatung durch Microsoft Licensing und SAM Professionals. Diese Beratung fokussiert sich auf Ihre individuellen Anforderungen und Ziele und hilft Ihnen, das Beste aus Ihren Lizenzinvestitionen herauszuholen. Gemeinsam finden wir eine Lösung, die Ihnen sowohl aktuell als auch langfristig Flexibilität bietet – ob als Übergangsszenario mit Rückkaufgarantie oder als bewährte Alternative zur neuesten Office-Version.