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Mehr Leistungen als erwartet

5 Tipps, wie Unternehmen ihre IT-Kosten nachhaltig optimieren

Die Softwareanbieter profitieren von der krisenbedingt hohen IT-Nachfrage. Die Folgen für die Kunden sind überhöhte Preise, eine oft allzu enge Bindung an den Hersteller und eingeschränkte Wahlmöglichkeiten bei den Konditionen. Doch wie lässt sich die Wettbewerbsfähigkeit erhalten, ohne dass die IT-Budgets ins Unermessliche wachsen? 

Mögliche Maßnahmen reichen von einer Neubewertung des Software-Einkaufs über die kritische Analyse der Delivery- und Lizenzierungsmodelle bis zur Prüfung neuer Beschaffungsmethoden, zum Beispiel „gebrauchte“ Softwarelizenzen. Diese fünf Tipps eignen sich, um die IT-Kosten zu senken und die Abhängigkeit vom Anbieter zu verringern.

1) Vertragsoptimierung und Lizenzmanagement

Fast überall in den Unternehmen gibt es zu viele Lizenzen und ungünstige Konditionen, dazu überteuerte, längst abgelaufene und nicht erneuerte, aber auch schlicht unnötige Verträge. Sie treiben die Kosten in die Höhe, ohne Mehrwert zu generieren.

Entscheider müssen sich zuallererst fragen: Was ist das Geschäftsziel? Und welche Software brauche ich dafür? Man könnte auch überlegen, warum in den Ausschreibungen meist „Office“ steht und nicht einfach „Bürosoftware“. Aber auch wer sich aus bestimmten Gründen für den Marktführer entscheidet, sollte prüfen, wie viele Lizenzen mit welcher zeitlichen Perspektive wirklich nötig sind und welches Lizenzmodell das jeweils günstigste ist.

Bei dieser Entscheidung sind die großen Händler wenig hilfreich, weil sie sich zu eng an die Hersteller gebunden haben. Sinnvoller ist eine unabhängige Beratung – und ein anschließendes Monitoring. Auch die gängigen Lizenzmanagement-Tools sind keine große Hilfe. Sie können bei der Bestandsaufnahme helfen, aber sie sind außerstande, den Wert einer Softwarelizenz im geschäftlichen Kontext zu bewerten.

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2) Keine Angst vor einem Software-Audit!

Viele Unternehmen fürchten sich vor einem Audit des Herstellers. Dazu ist von juristischer Seite anzumerken, dass Audits ohne Anfangsverdacht auf rechtlich unsicherem Grund stehen. Davon abgesehen sind die meisten Kunden nicht unterlizenziert, sondern meistens sogar überlizenziert. Aus Angst vor einem Audit haben sie sich mehr Lizenzen verkaufen lassen, als sie tatsächlich benötigen.

Hinzu kommt, dass viele Unternehmen die vertraglich vereinbarten Rahmenbedingen nur unzureichend kennen. Sie wissen also nicht genau, was sie mit den Lizenzen tun dürfen und was nicht. Diese Unsicherheit führt ebenfalls zu einer Überlizenzierung.

3) Gebrauchte Lizenzen – günstiger und nachhaltiger

Wie sieht eigentlich ein optimal ausgestatteter Arbeitsplatz aus? Diese Frage lässt sich kaum pauschal beantworten – zu unterschiedlich sind die Ansprüche der Mitarbeitenden. Der eine braucht zwei Monitore, die andere High-end-Grafikfunktionen, und der dritte nutzt den Computer eigentlich nur als Schreibmaschine. Weshalb benötigen alle Angestellten dann eine Vollausstattung und die jeweils aktuelle Version einer Software?

Tatsächlich würden die Anwender einen großen Teil ihrer Softwarekosten sparen, wenn sie wo immer möglich auf „gebrauchte“ Lizenzen setzten. Sie können sich die Nutzungsrechte für nicht mehr benötigte Softwareprodukte übertragen lassen – von einem Fremdunternehmen oder einem anderen Bereich des Betriebs. Häufig handelt es sich dabei um aktuelle Releases der Anwendungssoftware; auf jeden Fall aber um Versionen, die der Hersteller nach wie vor wartet und pflegt. Da sich Software nicht abnutzt, bedeuten längere Lebenszyklen keinerlei eine Wertminderung.

Positiv bemerkbar macht sich die Weiterveräußerung auch in der CO2-Bilanz. Software ist immateriell, doch ihre Produktion kostet Energie. Schon deshalb ist die Nutzung von „gebrauchter“ Lizenzen nachhaltiger als die digitale Wegwerfmentalität. Zudem ermöglichen sie es, ältere Computer weiterzubetreiben, auf denen neuere Versionen nicht mehr laufen.

Auch der häufig geäußerte Einwand, ältere Softwareversionen seien anfälliger für Cyberangriffe, ist gegenstandslos. Ganz im Gegenteil – mit den neuen Versionen wurden noch nicht so viele Erfahrungen gesammelt, und die größere Anzahl von Features bietet möglicherweise mehr Einfallstore. Unbestritten ist, dass zu Beginn des Lebenszyklus‘ meist mehr Patches erforderlich sind als gegen Ende.

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IT Kostenfalle Cloud

4) Potenzielle IT-Kosten-Falle Cloud

Viele Unternehmen wollen sich keine Gedanken darüber machen, welche Softwareversion sie einsetzen: Ein Cloud-Provider soll ihnen ständig das jüngste Update bereitstellen. Software as a Service (SaaS) erspart zudem die Anschaffung neuer Hardware und das Upscaling für geschäftliche Spitzenzeiten. Doch zu einem sauberen Risikomanagement gehört auch die Frage, was ein Software-Abonnement betriebswirtschaftlich bedeutet.

Cloud-Dienstleistungen verbrauchen viel Energie – für die Bereitstellung in den Server-Farmen und für den ständigen Datentransfer über weite Strecken. Darüber hinaus bleiben wesentliche Fragen des Datenschutzes und der Datenhoheit weiter unbeantwortet. Vor allem aber vergrößert das Software-Outsourcing die Abhängigkeit vom jeweiligen Anbieter. Die Nutzungsbedingungen sind häufig so intransparent, dass der Kunde sie kaum durchdringen kann. In der Folge kauft er oft alles, was der Lieferant anbietet und akzeptiert Einschränkungen mehr oder weniger klaglos. 

Die Cloud ist zudem nicht per se preisgünstiger als der On-Premises-Betrieb. Wäre dem so, würden die Hersteller sie kaum so vehement bewerben. Auch der Cloud-Provider muss einen Profit erzielen. Es gilt also, sorgfältig zu prüfen, ob und wo On-premises vielleicht doch die bessere Lösung ist. Auf jeden Fall sollten die Anwender Exit- und Fallback-Szenarien für die Cloud entwickeln – schon aus Gründen der Data-Governance. 

5) Eigene IT-Kompetenz aufbauen

Mit dem Cloud-Betrieb verbunden ist häufig ein Abbau zentraler IT-Kompetenz. Einer aktuellen Gartner-Studie zufolge sind zwei Drittel der Personen, die an der Kaufentscheidung für Technologien beteiligt sind, keine IT-Mitarbeiter. Oft entscheiden die Fachbereiche selbst über ihre Ausstattung – und zahlen sie aus einem eigenen IT-Budget. Da kommt es nicht selten vor, dass beispielsweise ein Cloud-Service „auf Zuruf“ geordert wird.

Die betroffenen Unternehmen sind gut beraten, wieder mehr eigene IT-Kompetenz aufbauen. Sie benötigen einen Plan, wie sie ihre Kernprozesse ganzheitlich durch IT unterstützen können, und sie brauchen eine Erfassung der Gesamtkosten. Andernfalls wird die IT-Landschaft unnötig komplex und kostspielig. Vermutlich ist das einer der Gründe, warum jeder zweite Teilnehmer an der Gartner-Studie mit seiner IT-Beschaffung unzufrieden ist. Eine unternehmensweite Kompetenz für den IT-Einkauf würde wieder für mehr Effizienz, Nachhaltigkeit und Zufriedenheit sorgen. Mehr dazu erfahren Sie hier.

Frequently Asked Questions (FAQ)

Darunter sind alle Kosten zu verstehen, die für IT- und Organisationsleistungen anfallen, also Sach-, Personal- und Abnutzungskosten. Das IT-Controlling muss sicherstellen, dass die Ressourcen möglichst effektiv und effizient eingesetzt werden – im Einklang mit den strategischen Zielen des Unternehmens.

Die Antwort hängt vom IT-Bedarf des Unternehmens ab, und der wiederum richtet sich nach dem Stellenwert, den die IT für den Geschäftserfolg hat.

Die Palette reicht von technischen Lösungen, beispielsweise Virtualisierung von Servern und nachhaltige Energiewirtschaft, über preisbewusste Kaufentscheidungen bis zur Neuverhandlung von Verträgen.

Sie ist ein zweischneidiges Schwert. Einerseits entlastet sie die IT-Abteilungen, andererseits ist sie nicht immer die günstigere Alternative, denn sie verstärkt die Abhängigkeit von der Herstellerseite.

Das ist zumeist nicht die, welche am lautesten propagiert wird. Hohe Einsparungspotenziale blühen oft im Verborgenen. „Gebrauchte“ Softwarelizenzen gehören unbedingt dazu.

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Khalid Mufti

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