Mehr Leistungen als erwartet
Gründe für SharePoint on-premises und gebrauchte Lizenzen
Ein Software-Abo oder Betrieb via Cloud-Service erscheint meist als flexiblere und kostengünstigere Alternative zur On-Premises-Installation. Das gilt auch für die Collaboration-Lösung SharePoint. Doch Microsoft ist bekanntlich kein Wohltätigkeitsverein: Ein Kostenvergleich spricht deutlich für den Betrieb im eigenen Unternehmen auf einem dedizierten Server mit gekauften Lizenzen.
Über Microsoft SharePoint
SharePoint ist vollständig integriert in das Microsoft-Office-Universum. Unternehmen nutzen die Software, um die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit von Projektteams effektiv und sicher zu gestalten. Mit der Lösung lassen sich Daten und Dokumente teilen und gemeinsam bearbeiten sowie Websites oder Intranets, Blogs oder Diskussionsportale aufbauen. Für viele Unternehmen ist SharePoint heute deshalb ein Muss.
Wer sich für den SharePoint-Einsatz entschieden hat, steht vor der Frage, welche Art von Bereitstellung und welche Lizenzen für das eigene Unternehmen am sinnvollsten ist. Viele denken beinahe reflexartig an den Betrieb aus der Cloud oder ein Software-Abo. Dabei übersehen sie, dass der As-a-Service-Bezug von Microsoft-Produkten einer ganzen Reihe von Einschränkungen unterliegt und ein Abo die Abhängigkeit vom Anbieter erhöht.
Mehr Sicherheit und Kontrolle auf eigenem SharePoint-Server
Wer seine SharePoint-Daten lokal speichert, braucht sich wenig Gedanken über die Erfüllung von unternehmensweiten und gesetzlichen Sicherheitsbestimmungen zu machen. Das allein spricht bereits für einen Betrieb vor Ort. Darüber hinaus tut das Unternehmen auch der Umwelt einen Gefallen: Es benötigt keine Breitband-Internetverbindung, um SharePoint-Daten und -Dokumente ohne Zeitverzug hin- und herzuschieben.
SharePoint auf dem eigenen Server bedeutet auch: Hardware und Zugangsdienste sind frei wählbar. Dasselbe gilt für die Update-Zeiten und die Backup-Intervalle. In puncto Flexibilität ist der On-Premises-Betrieb dem Cloud-Abo zumindest ebenbürtig. Das Up- und Down-Scaling von Microsoft-Anwendungen lässt sich nicht immer so spontan oder feingranular umsetzen, wie es scheint. Beim internen Betrieb legt das Unternehmen seine Limits selbst fest.
On-Premises-Betrieb von SharePoint spart Lizenz-Kosten
Ein lokaler SharePoint-Server verlangt – wie ein Online-Abo – nach Client-Access-Lizenzen (CALs). Aber ein Kostenvergleich von LizenzDirekt widerlegt alle, die glauben, Software aus der Cloud sei per se preisgünstiger als der Eigenbetrieb: Über einen Zeitraum von fünf Jahren betrachtet spart ein Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitenden durch die On-Premises-Installation von SharePoint Server 2019 insgesamt mehr als 54.000 Euro für Lizenzen:
Kostenvergleich : On-Premises (neu) vs. SharePoint Online Plan 1
| Produkt | Investitionszeitraum: Jahr 1 | Investitionszeitraum: 5 Jahre | |||
|---|---|---|---|---|---|
| 1.000 Mitarbeiter | Preis / Lizenz | Laufzeit | Kosten 1 Jahr | Kosten 5 Jahre | Gesamtkosten 5 Jahre |
| SharePoint Server 2019 Standard2 | 7.162,00 € | unbegrenzt | 7.162,00 € | 16.117,00 € | 160.297,00 € |
| User CAL 2019 Standard2 | 144,00 € | unbegrenzt | 144.000,00 € | 144.180,00 € | |
| SharePoint Online Plan 1 12 Monate Abo2 | 43,00 € | 5 Jahre | 43.000,00 € | 215.000,00 € | 215.000,00 € |
1 Preise gem. Liste Microsoft CSP Eurozone 12/22 Enduser; 2 Preise gem. Liste Microsoft EA Level A Eurozone 12/22 Enduser;
3 Preise gem. Liste LizenzDirekt, Verkaufserlös nach 3 Jahren, Ø 12 Monate; 4 Preise gem. Liste LizenzDirekt, Ø-Preis, 12 Monate
Ersparnis 54.703,00 €
Weniger SharePoint-Kosten durch gebrauchte Software
Darüber hinaus gibt es eine weitere Möglichkeit, die Software-Kosten zu senken. Die Voraussetzung dafür ist jedoch die Installation vor Ort mit gekaufter Software. Die Rede ist von der Übernahme nicht mehr benötigten Software-Lizenzen: Mit „gebrauchter“ Software lassen sich die Gebühren für die Software-Lizenzen im Durchschnitt halbieren.
| Produkt | Investitionszeitraum: Jahr 1 | Investitionszeitraum: 5 Jahre | |||
|---|---|---|---|---|---|
| 1.000 Mitarbeiter | Preis / Lizenz | Laufzeit | Kosten 1 Jahr | Kosten 5 Jahre | Gesamtkosten 5 Jahre |
| SharePoint Server 2019 Standard4 | 3.230,00 € | unbegrenzt | 3.230,00 € | 3.230,00 € | 69.230,00 € |
| User CAL 2019 Standard4 | 66,00 € | unbegrenzt | 66.000,00 € | 66.000,00 € | |
| SharePoint Online Plan 1 12 Monate Abo1 | 43,00 € | 5 Jahre | 43.000,00 € | 215.000,00 € | 215.000,00 € |
1 Preise gem. Liste Microsoft CSP Eurozone 12/22 Enduser; 2 Preise gem. Liste Microsoft EA Level A Eurozone 12/22 Enduser;
3 Preise gem. Liste LizenzDirekt, Verkaufserlös nach 3 Jahren, Ø 12 Monate; 4 Preise gem. Liste LizenzDirekt, Ø-Preis, 12 Monate
Ersparnis 145.770,00 €
SharePoint Server – lukrativ für Microsoft
Wer SharePoint nur einmal ausprobieren will, kann eine kostenfreie Version bekommen. Doch diese eignet sich nicht für den produktiven Einsatz. Für diesen Zweck sind vielmehr die gebührenpflichtigen Editionen SharePoint Server Standard und SharePoint Server Enterprise vorgesehen. Sie unterscheiden sich im Funktionsumfang, zum Beispiel durch die Business-Intelligence-Funktionen, die nur die Enterprise CAL bietet. Entsprechend variieren die Preise.
Während die monatlichen Software-Lizenzen auf den ersten Blick erschwinglich erscheinen, schrauben die Zusatzgebühren für Installation, Betrieb und Mitarbeiterschulung die Kosten oft in die Höhe. In einem mittleren Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitern können sie sich auf einen sechsstelligen Euro-Betrag summieren. Zudem empfiehlt Microsoft, eine „Software Assurance“ abzuschließen, die den laufenden Support abdeckt. Deren Kostenstruktur ist allerdings wenig transparent. Hier ein Überblick über die Funktionen der Lizenzmodelle:
SharePoint Server 2019 – Funktionsumfang
Mit SharePoint Standard CAL:
- Websites: Voller Zugriff auf alle Funktionen mittels individuell anpassbarer Websites
- Content: EDM, Freigabe-Prozesse mit Benachrichtigungen, Ein- und Auschecken
- Search: Automatische Suchvorschläge, Ergebnisverfeinerung der Suchergebnisse
- Communities: Persönliche Websites (mySites), soziale Netzwerke in Unternehmen
- Composites: Anwendungsentwicklung ohne C# oder Visual Basic, Layoutdesign, Workflows definieren oder externe Datenquellen verbinden
Mit SharePoint Enterprise CAL:
Die SharePoint Enterprise CAL ist ein Add-On und setzt eine Standard CAL voraus. Alle in der Standard CAL enthaltenen Funktionen sind somit auch in der Enterprise CAL enthalten.
- Business Solutions: Access und InfoPath Services
- Business Intelligence (BI): individuell anpassbare Scorecards, Dashboards, Statusindikatoren
| STD CAL | ENT CAL | Online Plan 1 | Online Plan 2 | |
|---|---|---|---|---|
| Teamwebsites | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Externe Freigabe | ✓ | ✓ | – | – |
| Inhaltsverwaltung | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Datensatzverwaltung | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| eDiscovery, ACM, Compliance | – | ✓ | – | ✓ |
| Formularbasierte Anwendung | – | ✓ | ✓ | ✓ |
| Dashboards, Scorecards | – | ✓ | – | ✓ |
| Visio Services | – | ✓ | – | ✓ |
| Access Services | – | ✓ | ✓ | ✓ |
| Business Connectivity Services | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Excel Services, PowerPivot, PowerView | – | ✓ | – | ✓ |
| Einfache/Standardsuche | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Unternehmenssuche | – | ✓ | – | ✓ |
Die jeweils passende SharePoint-Server-Lizenz
Vor der Implementierung einer Anwendungssoftware muss sich das Unternehmen überlegen, was es mit dem Einsatz erreichen will. Ist die aktuellste Ausführung wirklich notwendig? Gibt es vor Ort Fachleute, die den Betrieb handhaben können? Wie volatil ist das Geschäft – und damit der IT-Bedarf? Welche Implikationen hat ein Software-Abonnement aus der Cloud? Nutzt das Unternehmen Cloud-Services von unterschiedlichen Anbietern? Wie sieht eine mögliche Exit-Strategie aus? Die Maximallösung schießt häufig über das Ziel hinaus und verursacht unnötige Kosten. Mehr dazu erfahren Sie hier.
Frequently Asked Questions (FAQ)
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