Mehr Leistungen als erwartet
MS Office 2021: Wiegt der Nutzen die Kosten auf?
Viele Unternehmen haben es sich zur Gewohnheit gemacht, immer eine Produktversion zu überspringen. Das ist plausibel: Oft unterscheidet sich das neue Release nur marginal von der Vorgängerversion. Aber wieso muss eine Softwarelizenz eigentlich immer vom Anbieter gekauft werden? Noch günstiger fährt, wer bereits eingeführte Softwareprodukte aus zweiter Hand kauft. Denn „gebrauchte“ Lizenzen für MS Office 2019 kosten oft nur ein Viertel der Office-2021-Lizenzen.
Unter dem Namen Office bietet Microsoft ein komplettes Paket von Anwendungen für die persönliche Produktivität der PC- und Laptop-Anwender an. Die Palette reicht vom Textverarbeitungs-Programm Word über die Tabellenkalkulation Excel und die Präsentationssoftware PowerPoint bis zum E-Mail-Programm Outlook, der Notizen-Verarbeitungssoftware OneNote, dem Contentmanagement-System Publisher und dem Daten-Management-Programm Access. Ursprünglich nur für das Microsoft-Betriebssystem Windows konzipiert, läuft Office mittlerweile auch auf Apple-Rechnern unter MacOS.
Das Personal-Productivity-Paket kommt alle zwei bis drei Jahre in einer neuen Version auf den Markt – jeweils in einer funktional abgespeckten Ausführung für Privatanwender und als Professional-Plus-Edition zum Unternehmenseinsatz. Beide Versionen lassen sich als einmalige Lizenz erwerben. Als „Office 365“ bietet Microsoft die Anwendungen hingegen im Abomodell an.
Warum sollten Sie Microsoft Office gebraucht kaufen?
Eine Lizenz für „Office 2021 Professional Plus“ schlägt mit mehr als 600 Euro zu Buche. Das Abonnement aus der Cloud kostet bis zu 37 Euro im Monat oder 456 Euro im Jahr. Abgesehen von den Aufwänden für die Migration reißen deshalb schon die reinen Lizenzkosten ein Loch ins IT-Budget – selbst wenn große Unternehmen wohl signifikante Rabatte aushandeln können.
Vor allem mittlere und kleine Unternehmen sollten sich deshalb mit der Möglichkeit vertraut machen, statt auf die aktuelle Office-Ausführung lieber auf die zweitjüngste umzusteigen. Sie bietet weitgehend dieselben Funktionen, eine nur minimal kürzere Frist für die Unterstützung des Anbieters und damit im Prinzip genauso viel Nutzen. Zudem ist sie bewährt und ausgetestet – sowie deutlich preisgünstiger.
Das gilt vor allem, wenn die Lizenzen nicht direkt vom Anbieter erstanden, sondern „gebraucht“ gekauft werden. Software nutzt sich schließlich nicht ab, weshalb der Käufer keinerlei Abstriche an die Qualität machen muss. Häufig handelt es sich um Lizenzen, die nicht mehr gebraucht werden, weil sich das Unternehmen entschlossen hat, auf das Abomodell Office 365 zu wechseln. Sobald diese Migration abgeschlossen ist, sind die bislang genutzten Lizenzen „frei“, und die Anwendungen können – völlig legal – von anderen Unternehmen verwendet werden.
Kostenvergleich spricht für Office 2019
Es gibt sicher Unternehmen, die immer das Neueste anschaffen wollen – und sich das auch leisten können. Andere schauen sich zunächst an, was sie wirklich brauchen und wie sie es möglichst preiswert bekommen. Aufschlussreich ist der direkte Vergleich von Office 2019 und Office 2021 – jeweils in der Professional-Plus-Version.
Kostenvergleich: MS Office 2019 Professional Plus gegenüber anderen Versionen
| Office 2019 – Prof. Plus | Office 2021 Prof. Plus | Office 365 (E3 Plan) | |
|---|---|---|---|
| Standardprogramme: Word / Excel / Powerpoint Access / Publisher | ✓ | ✓ | ✓ |
| Dateien + Inhalte: OneNote | (OneNote 2016 enthalten) | ✓ | ✓ |
| Besprechung + Abläufe | Skype + Teams als freier DL | Teams | Teams |
| E-Mail + Kalender: Outlook | ✓ | ✓ | ✓ |
| Support bis: | Oktober 2025 | Oktober 2026 | ongoing |
| Unterstützte Betriebssysteme: | Windows 11, Windows 10, Windows Server 2022, Windows Server 2019 oder Windows 10 LTSC 2019 oder Windows 10 LTSC 2021 | Windows 11, Windows 10, Windows Server 2022, Windows Server 2019 oder Windows 10 LTSC 2019 oder Windows 10 LTSC 2021 | Windows 11, Windows 10, Windows 8.1, Windows Server 2019/2016 |
| Was ist neu zum Vorgänger? | Dark Mode, dynamische Arrays, neue Suchfunktion XLOOKUP, Line Focus, Diashows mit Tonspur in Powerpoint aufnehmen | Die Standardprogramme sind offline installierbar – alles andere nur in der Cloud. Exchange Online, Microsoft Booking, Stream, Sway, weitere Programme zu: soziale Netzwerke, Arbeitsmanagement, erweiterte Analysen, Geräte- + Anwendungs-verwaltung, Identitäts- + Zugriffs-verwaltung, Bedrohungsschutz, Informations-Schutz. Zusätzliche Features für E5 Plan. | |
| Sie zahlen: | € 160,- (einmalig)4 | € 658,- (einmalig)1 | Abo M365 Apps for Enterprise € 14,- mtl. / € 143,- jährl.1 |
1 Preise gem. Liste Microsoft CSP Eurozone 12/22 Enduser; 2 Preise gem. Liste Microsoft EA Level A Eurozone 12/22 Enduser;
3 Preise gem. Liste LizenzDirekt, Verkaufserlös nach 3 Jahren, Ø 12 Monate; 4 Preise gem. Liste LizenzDirekt, Ø-Preis, 12 Monate
Empfehlungen für die Wahl einer Office-Version
Die Entscheidung, welche Office-Version ein Unternehmen einführen will, sollte davon abhängen,
- welches Betriebssystem installiert ist,
- welche Funktionen tatsächlich genutzt werden sollen,
- welche Support-Garantien der Anbieter gibt,
- wie die mittelfristige IT-Strategie des Unternehmens aussieht und nicht zuletzt
- wie viel die Einführung und der Betrieb kosten dürfen.
In den meisten Fällen werden die Unternehmen feststellen, dass die auf den ersten Blick „zweitbeste“ Lösung unter dem Strich klar zu bevorzugen ist.
Umfang der Funktionen und Support vom Anbieter
Viele Microsoft-Kunden sehen derzeit nicht ein, warum sie von ihrer derzeitigen Version auf MS Office 2021 umsteigen sollten. Und sie haben Recht. Beispielsweise laufen Office 2019 und 2021 auf denselben Betriebssystemen. Auch die Bestandteile der Pakete sind weitgehend identisch – wenn auch jeweils in der zur Jahreszahl passenden Version, also Word 2019 statt Word 2021, Excel 2019 statt Excel 2021 etc.
Darüber hinaus bietet Office 2021 eine Handvoll Spezialfunktionen wie „dynamische Arrays“ oder „XVERWEIS“. Die dynamischen Arrays dienen dazu, den Umgang mit größeren Datensätzen aus externen Quellen zu erleichtern. XVERWEIS ist eine besonders leistungsfähige Suchfunktion für Excel.
Für die Kommunikation zwischen den Anwendern nutzt Office 2019 Professional Plus weiterhin Skype for Business, doch steht MS Teams zum kostenlosen Download bereit. Office 2021 kann allerdings mit OneNote für das Management von Notizen aufwarten. Der Support durch den Hersteller endet für Office 2019 ein Jahr früher – im Oktober 2025 – als für Office 2021.
Sowohl Office 2019 als auch Office 2021 sind für den Kauf von Einmallizenzen konzipiert. Daneben bietet Microsoft aber auch das Abomodell Office 365 an, das wiederum nach unterschiedlichen „Plänen“ lizenziert werden kann – abhängig von der Anzahl der Devices und der User sowie dem Funktionsumfang. Alle Pläne bieten lokal installierbare 2021-Funktionen – Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher, OneNote und Access. Die Highend-Version „E5“ wartet zudem mit Audiokonferenzen auf MS Teams, mit Security-Funktionen wie Microsoft Defender und Cloud App Security sowie mit Power BI Pro und Advanced Compliance auf.
Fazit: Nachhaltiger Einsatz von Office 2019
Abomodelle wie Office 365 haben den Vorteil, dass die Software regelmäßige Updates erhält. Das lassen sich die Anbieter selbstverständlich gut bezahlen. Bei ausgetesteten Produkten wie Office 2019 erübrigen sich jedoch die meisten Updates – zumal die Nutzerinnen und Nutzer darin oft keinerlei Vorteil, sondern vielmehr ein Ärgernis sehen. Betriebssicherheit und -kontinuität sind deshalb starke Argumente für den Einsatz von Office 2019. Das stärkste dürfte aber der Preisvorteil sein – vor allem, wenn das Unternehmen einen nachhaltigen Software-Einsatz unterstützt und sich für das Recycling von Lizenzen entscheidet.
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